La numérisation des documents papier originaux et leur destruction est un enjeu majeur pour les entreprises, collectivités et administrations dans le cadre de la transition numérique qu’elles opèrent.
L’Article 1379 du Code civil reconnait une présomption simple de fiabilité à la copie numérique. En effet, aux termes dudit article, « la copie fiable a la même valeur probante que l’original […] Est réputée fiable jusqu’à preuve du contraire toute copie résultant d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte, et dont l’intégrité est garantie dans le temps par un procédé conforme à des conditions fixées par décret en Conseil d’Etat. »
Pris en application de cet article, le décret n°2016-1673 du 5 décembre 2016 vient préciser les conditions à mettre en œuvre pour que la copie numérique soit présumée fiable.
La nouvelle norme Z 42-026 élaborée par la Commission de Normalisation 171 de l’AFNOR (Association Française de Normalisation), dont la publication est annoncée pour le mois de mai 2017, s’attache à élaborer un référentiel objectif d’encadrement de la numérisation des documents originaux papiers, en permettant, à terme, leur destruction.
Fixant les conditions de reproduction numérique fiable et fidèle des originaux, cette norme précise que si le caractère fidèle renvoie à une reproduction à l’identique de la forme et du contenu, la fiabilité fait quant à elle écho aux exigences de preuve, d’intégrité et de conservation de la copie numérique.
Il faudra nous attendre à voir la norme N 42-026 complétée prochainement d’un référentiel de certification ainsi que d’une marque de certification à destination des opérateurs de numérisation.
Qu’entend-on par numérisation fiable ?
Le décret précité vient préciser les modalités du procédé permettant de présumer la fiabilité de la copie réalisée, c’est-à-dire sa fidélité à l’original et son incorruptibilité par le biais de deux procédés de reproduction distincts, l’un par voie classique, le second par voie électronique, garantissant la fiabilité de la copie réalisée.
En effet, il précise que si la reproduction classique ne doit pas entraîner de modification irréversible du support de la copie, la reproduction par voie électronique doit répondre à de multiples conditions liées à l’intégrité, à la qualité, à la conservation et à la sécurité de la copie.
Concernant l’intégrité de la copie, il est prévu que les utilisateurs disposent d’une empreinte électronique garantissant toute modification ultérieure de la copie. Cette intégrité bénéficiera d’une présomption lorsque la copie sera effectuée au moyen d’un horodatage, d’un cachet ou d’une signature électronique qualifiés au sens du Règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014.
Par ailleurs, le décret consacre des obligations quant à la conservation des copies numérisées qui doit être effectuée dans « des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu ».
Les conditions de conservation et d’intégrité des copies numériques peuvent être approchées de celles liées à la sécurité de la copie numérique. En effet, les articles 5 et 6 dudit décret prévoient la mise en place d’une traçabilité des opérations de numérisation par la conservation des empreintes générées ainsi qu’une sécurisation de l’accès aux procédés de reproduction.
Enfin, le décret prévoit que le procédé de numérisation reproduise les informations liées à la copie et destinées à son identification, ainsi que le contexte de numérisation tel que la date de création de la copie. Les procédés de numérisation devront être conservés aussi longtemps que la copie électronique produite dans une documentation dédiée.
Quels sont les cas d’usages visés par la norme ?
La norme Z 42-026 est limitée à quatre procédures courantes de numérisation que sont la numérisation de stocks d’archives ou de flux, centralisée (type « scan center ») ou décentralisée (type « numérisation au guichet »).
La numérisation centralisée se rattache à la reproduction régulière d’un volume élevé de documents par une équipe dédiée alors que la numérisation décentralisée fait référence à un volume de documents moindre dont la reproduction serait plus singulière.
En outre, elle détermine deux niveaux de classification parmi lesquels, une classe 1 certifiant les documents présentant une haute sensibilité, et une classe 2 certifiant les documents de moindre sensibilité. La détermination de ces classes s’effectuer à la lumière de deux gammes ; la gamme 1 correspondant à la copie fidèle attestée et la gamme 2 correspondant à la copie fidèle simple.
A qui s’applique la norme ?
La norme Z 42-026 a vocation à s’appliquer à la relation entre un donneur d’ordre (entreprise, collectivité locale, administration, etc.) et un opérateur de numérisation.
Une entreprise donneuse d’ordre pourra recourir à un service externe ou confier à un service interne, la numérisation de ses originaux papiers. Tel serait le cas du service courrier d’une entreprise en charge de la numérisation des documents entrants. Le donneur d’ordre et l’opérateur de numérisation peuvent être ainsi la même entité.
La norme Z 42-026 prévoit également un référentiel encadrant une transmission de documents entre une entreprise, donneuse d’ordre, et un partenaire (client, fournisseur, etc.)
Les banques pourront ainsi procéder, au sein de leurs agences, à des numérisations au guichet, pour numériser des pièces d’identité par exemple, ou à des numérisations centralisées de courrier entrants ou de contrats par des services dédiés, internes ou externes.
